Wenn neue Aufgaben hinzukommen und die bisherigen bleiben

Ein neues Angebot für Familien, die Vorbereitung eines Festes, ein Anliegen aus dem Besuchsdienst und die nächste Gremiensitzung: In einem kirchlichen Team können sehr unterschiedliche Aufgaben zusammenkommen. Hinter jeder steht ein nachvollziehbarer Wunsch. Jede hat Menschen, denen sie wichtig ist.

Schwierig wird es, wenn zusätzliche Aufgaben auf einen bereits vollen Alltag treffen. Dann hängt vieles daran, dass Einzelne noch etwas übernehmen. Was zunächst aus Verbundenheit möglich wird, kann auf Dauer überfordern. Und selbst dort, wo viel gelingt, bleibt die Frage: Verwenden wir unsere Zeit für das, was unserem Auftrag jetzt besonders dient?

Gemeinsame Prioritäten helfen, diese Frage bewusst zu beantworten. Sie geben Orientierung dafür, was verlässlich geleistet werden soll und wo Entlastung notwendig ist.

Den Auftrag als Orientierung nutzen

Wer Aufgaben gewichtet, braucht einen Maßstab. Die Frage „Was ist wichtig?“ bleibt allein häufig zu weit. Hilfreicher ist es, den Blick auf konkrete Menschen und den eigenen Auftrag zu richten.

Wählen Sie für die Klärung zunächst einen überschaubaren Bereich, etwa die Veranstaltungen eines Halbjahres oder die Arbeit eines Teams. Fragen Sie dann gemeinsam:

• Für welche Menschen sind wir in diesem Bereich da?

• Was soll durch unsere Arbeit für diese Menschen möglich werden?

• Welche Aufgaben tragen dazu besonders bei?

• Was würde fehlen, wenn wir ein Angebot verändern oder beenden?

Die Zahl der Teilnehmenden ist dabei ein Hinweis unter mehreren. Ein kleiner Gesprächskreis kann für Menschen ohne andere Kontakte große Bedeutung haben. Ebenso kann ein gut besuchtes Angebot so viel Kraft binden, dass andere wichtige Aufgaben kaum noch möglich sind. Beides gehört in die Abwägung.

Die tatsächliche Belastung sichtbar machen

Im Kalender steht eine Veranstaltung vielleicht mit zwei Stunden. Dazu kommen Vorbereitung, Absprachen, Einkäufe, Fahrten und Nachbereitung. Wer diese Arbeit mitdenkt, erhält ein genaueres Bild davon, was ein Angebot braucht.

Tragen Sie für den ausgewählten Bereich zusammen, welche Aufgaben anfallen und wer sie übernimmt. Beziehen Sie Hauptamtliche und Ehrenamtliche ein. Fragen Sie auch nach Tätigkeiten, die bisher kaum jemand sieht: Wer hält den Kontakt zu Teilnehmenden? Wer springt kurzfristig ein? Bei wem landen Rückfragen?

Zeitangaben dürfen zunächst grobe Einschätzungen sein. Entscheidend ist, ein gemeinsames Bild zu gewinnen. Dabei sollte jeder benennen können, was im vorhandenen Zeitrahmen realistisch ist. Ehrenamtliche Verfügbarkeit gehört ausdrücklich in diese Klärung.

Gemeinsam gewichten und Konsequenzen benennen

Mit dem Auftrag und der Belastung vor Augen lässt sich konkreter entscheiden. Prüfen Sie die Aufgaben anhand weniger gemeinsamer Kriterien: ihr Beitrag zum Auftrag, ihre Bedeutung für die betroffenen Menschen, verbindliche Verpflichtungen und der erforderliche Aufwand.

Vermeiden Sie eine vorschnelle Rangliste, bei der allein die lauteste Fürsprache entscheidet. Lassen Sie unterschiedliche Einschätzungen sichtbar werden. Wenn die Bedeutung eines Angebots unklar ist, kann zunächst ein Gespräch mit den Menschen helfen, die es nutzen.

Für jede Aufgabe kommen unterschiedliche Entscheidungen infrage: verlässlich weiterführen, vereinfachen, mit anderen bündeln, für einen benannten Zeitraum pausieren oder beenden. Halten Sie außerdem fest, welche Entscheidung das Team selbst treffen darf und welche in das zuständige Gremium gehört.

Eine Priorität wird im Alltag erst wirksam, wenn sie Folgen hat. Wer einem Vorhaben mehr Raum geben will, sollte deshalb zugleich klären, welche andere Aufgabe weniger Raum erhält. Auch frei werdende Zeit darf ausdrücklich der Entlastung dienen.

Ein gedankliches Beispiel

Angenommen, ein kleines Gemeindeteam plant mehrere Veranstaltungen. Zugleich häufen sich Anfragen nach persönlichen Gesprächen. Bisher versucht es, beides mit zusätzlichem Einsatz aufzufangen.

In der gemeinsamen Klärung könnte sich zeigen, dass zwei Veranstaltungen ähnliche Menschen erreichen und von denselben Personen vorbereitet werden. Das Team schlägt dem zuständigen Gremium vor, beide Termine zusammenzuführen. Ein Teil der frei werdenden Zeit wird für Gespräche vorgesehen, ein weiterer Teil bleibt als Entlastung erhalten.

Entscheidend wäre anschließend, diese Vereinbarung im Kalender und in der Aufgabenverteilung sichtbar zu machen. Sonst füllt sich der gewonnene Raum schnell wieder mit weiteren Vorhaben.

Ein überschaubarer Einstieg für Ihr Team

Nehmen Sie sich in einer Teamsitzung zunächst fünf wiederkehrende Aufgaben vor. Notieren Sie zu jeder Aufgabe ihren Zweck, den ungefähren Aufwand und die Menschen, die auf sie angewiesen sind. Wählen Sie anschließend eine Aufgabe aus, bei der eine konkrete Veränderung Entlastung ermöglichen könnte.

Halten Sie fest, was verändert werden soll, wer darüber entscheidet und wer die nächsten Schritte übernimmt. Vereinbaren Sie einen Zeitpunkt, an dem Sie prüfen: Ist die Entlastung tatsächlich angekommen? Fehlt Menschen etwas Wesentliches? Müssen wir nachsteuern?

So entsteht eine Entscheidung, die sich im Alltag überprüfen lässt. Das Team gewinnt Erfahrung damit, den eigenen Auftrag und die verfügbaren Kräfte zusammenzubringen.

Gemeinsam den nächsten Schritt klären

Sie möchten in Ihrem Team Prioritäten klären und konkrete Entlastung ermöglichen? Mit unserem Angebot „Fokus und Entlastung“ betrachten wir gemeinsam einen ausgewählten Aufgaben- oder Angebotsbereich und klären passende nächste Schritte.